Met het gebruik van UBL bespaart u heel veel invoer, zo hoeft u de leveranciers gegevens niet meer in te vullen de leverancier wordt gevonden op basis van zijn KvK nummer en bij een nieuwe leverancier worden o.a. naast zijn NAW gegevens ook zijn KvK, BTW nummer, IBAN en BIC automatisch ingevuld .

Tijdens het importeren hoeft u de factuurregels niet meer in te vullen, alleen het grootboeknummer dient u nog in te vullen . Tevens hoeft de factuurdatum en factuurnummer niet in te vullen zo voorkomt u typfouten bij het boeken van de ontvangen factuur .

Vraag daarom uw leverancier om een PDF factuur met een UBL bijlage .

Het kan echter gebeuren dat u de UBL bijlage niet kunt importeren (er zijn meerdere softwareleveranciers die kleine aanpassingen hebben gemaakt zodat u ze niet kunt importeren ), laat dan in dit geval de UBL bijlage controleren door uw softwareleverancier, zodat hij maatregelen om het importeren wel mogelijk te maken .

UBL 

UBL is een bijlage die meegestuurd wordt met de PDF factuur naar de klant  .

Deze klant kan indien mogelijk deze bijlage importeren en daarmee deze ontvangen bijlage importeren in zijn boekhouding en meteen boeken .

Als u bij de PDF factuur geen UBL bijlage ontvangt kunt u deze factuur door www.go2ubl.nl  laten converteren naar een UBL bijlage en deze importeren en boeken in uw boekhouding .

Op de lijst UBL Ready staan de boekhoudpakketten waar dit mogelijk is . Vraag aan je toeleverancier met welk online boekhoudprogramma hij werkt en als dit programma op deze lijst staat vraag hem dan om de factuur in PDF formaat per mail op te sturen met de  UBL bijlage ( dit is een XML bestand ) dan kun je indien jouw boekhoudpakket dit ondersteund deze UBL bijlage importeren en boeken .

BTW-afronden.

U gebruikt voor de afronding van het btw-bedrag de rekenkundige methode. Als het bedrag van de verschuldigde btw op de factuur bestaat uit meer dan 2 cijfers achter de komma, dan rondt u het 3e cijfer achter de komma af op hele centen. Dit doet u als volgt:

• Is het 3e cijfer achter de komma lager dan 5, dan rondt u het bedrag naar beneden af.
• Is het 3e cijfer achter de komma 5 of hoger, dan rondt u het bedrag naar boven af. 

Dit betekent bijvoorbeeld dat u € 20,124 afrondt naar € 20,12 en € 20,125 naar € 20,13.

Bij het afronden mag u kiezen uit 2 methodes:

• U rondt af per geleverd goed of verrichte prestatie.
• U rondt het totaalbedrag af.

U mag niet beide methodes naast elkaar gebruiken. En u moet in uw keuze voor gebruik van een methode een vaste lijn volgen.

In de aangifte btw rondt u de btw-bedragen af op hele euro’s. Dit mag u in uw voordeel doen.